信頼関係を築くテキストコミュニケーション

ビジネス部門ライティング術ライターの吉田和歌子（wacoxxx）です。
新年度が始まる４月。企業や組織では、新たな人材が増えて活気づく季節ですね。と同時に、一から信頼関係を築いていくタイミングとも言えます。

数年前までは歓迎会や親睦会などが行われ、その後も職場で直接やり取りをしながらお互いを知り、信頼関係を築いていたことでしょう。ですが、リモートワークが一気に広がった今は？

リアル開催も徐々に増えつつありますが、イベントや仕事のやり取りはオンラインだけで完結することも多いのではないでしょうか。そんな中、圧倒的に重要性を増したのがメールやチャットなどの“テキストコミュニケーション”です。テキストコミュニケーションに求められるキーワードは、ずばり「スマート」と「カジュアル」。

もし、あなたが

• 気をつけているつもりなのに、コミュニケーションエラーが起こる
• メールを送ると、なぜか問い合わせの電話がかかってくる
• 部下や後輩、チームメンバーの考えてることが正直分からない
• 上司や取引先が忙しすぎて、うまくコミュニケーションが取れていない
• メールのやり取りに意外と時間がかかり、本来の仕事に集中できない

のいずれかに当てはまるなら、まず「スマート」かどうか確認してみましょう。

「一目で伝わり、すぐに理解できるメッセージか」そのためには「適切な内容（6W3H）が過不足なく入っているか」をチェックしてみてください。

※6W3Hの具体例については過去に掲載したこちらのコラムもご参照ください

１往復半で伝わるテキストコミュニケーション

次に「カジュアル」さです。テンプレート的なやり取りだけでは相手に親しみを感じてもらいづらいので、テンプレートを崩すカジュアルさも必要です。「スマートに、シンプルに」と言いながら矛盾するかも知れませんが、私が信頼関係を築くために大切にしているのは「＋α」です。

わかりやすく言うと“ひとこと添える”。

「お加減はいかがですか？」
「娘さんのご入学おめでとうございます」
「台風の被害などございませんでしたか？」
など、些細なことで構いません。

ここにあるのは、「相手を知ろうとする、関心を持つ」という行為です。これはSNS発信にも言えることで、相手（読み手）に関心がない文章はそれが伝わりますし、何も響きません。

連絡は「スマート」に
コミュニケーションは「カジュアル」に

信頼関係に繋がる、より良いコミュニケーションの一助となれば幸いです。