1往復半で伝わるテキストコミュニケーション

ライティング術ライターの吉田和歌子(wacoxxx)です。
突然ですが、ちょっとイメージしてみてください。次の休日、複数の家族とデイキャンプをするとします。

「メニューはバーベキュー」と決めて、それぞれ器具や材料を持っていくことになりました。

「うち、バーベキューの串あるよ」
「おいしいお肉屋さん知ってるから、お肉は買っていくね」
「うちの自家製野菜も適当に持っていくわ」
「炊き立てのごはん食べたいよね」

そんなやりとりをしながら、持っていくものリストを完成させることでしょう。しかし当日、持ち寄ったものを見て

「串もお皿も微妙に足りない」
「牛肉以外もあった方がよかったな」
「ピーマン多すぎ」
「お米はあるけど、肝心の飯ごうを忘れた!」

なんてことになったら……?

思い描いていたバーベキュー(ゴール)は達成できず、「もっとちゃんと確認したらよかった」と楽しむ気持ちも半減してしまうかもしれません。これは少しオーバーな話ではありますが、実は「言いたいことが伝わらない理由」をお伝えした前回の記事と通ずることがあるのです。

昨今、メールやチャットなどの“テキストコミュニケーション”の機会が大幅に増え、言いたいことを文章で伝える重要度が増しています。一方で「必要なもの」、特に言葉の定義や今おかれている状況などの「前提」が抜けていて、受け手がそれぞれの解釈で判断してしまい、同じゴールにたどり着かないという残念な結果になることがあります。 

仕事上でのゴールは、求める結果を出すこと。そのための思考や行動に時間を割きたいのに、やりとりに手間取って本来の仕事を十分にできないのはもったいない。念入りにコミュニケーションをとれるなら良いですが、時間は有限です。また、理想的なメールのやりとりは1往復半〜2往復とも言われています。

一度のメールやチャットで、必要な情報が抜けなく網羅されているかをチェックするなら、ぜひ「6W3H」を使ってみてください。

□ Who(誰が/どんな人が)
□ Whom(誰に/どんな人に)
□ What(何を/どんなことを/どんなものを)
□ When(いつ/どんなときに)
□ Where(どこで/どこに/どこへ/どこから)
□ Why(なぜ/何のために)
□ How(どんなふうに/どうやって)
□ How many(どのくらい)
□ How much(いくら)

送り手であれば、送信前に自分の文章を見直すとき。受け手であれば、受け取った文章で確認すべきことはないかチェックするとき。慣れるまでは、手元にチェックリストを置いて取り入れてみましょう。少ない回数でも良質なコミュニケーションを取れるはずです。

コミュニケーションは“円滑”に。
大切な仕事に“時間とエネルギー”を。

ライティングでコミュニケーションの質を上げましょう。 

(ちなみに、アウトドアは、その時々の状況に合わせて工夫したり、想定外の状況自体を楽しんだりするのも醍醐味というのが「私の前提」。なので、今回の事例はフィクションです。笑)

投稿者プロフィール

吉田和歌子
吉田和歌子個人起業家 発信力サポーター
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“想い”を“言葉”に
その“言葉”が未来をつくる
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14年間の広告・編集業界を経て2018年にフリーに。
現役ライターとして活動中。
1,000人以上を取材してきた【取材力】で魅力を120%引き出し、ありありとイメージさせる【文章力】で心を揺さぶるのが得意。
10,000人以上の添削&修正してきた【ライティングスキル】を生かし、
個人起業家の《発信力アップ》をサポートするライティング講座を開講。
プライベートでは、元バックパッカーのマイペース夫とおじいちゃんのような5歳男児と悲喜こもごもを共にしている。
パラレルキャリア専門エール通信

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