SNS連絡ツールを利用する時の心配り

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あなたをプロデュースするマナー＆印象クリエーターの砂田ちなつです。ㅤㅤ

ここ数年で仕事上でもＳＮＳツールでの連絡のやり取りが多くなってきました。今回は気を付けたいＳＮＳツールでのマナーをお伝えしていきたいと思います。皆さんは仕事上の連絡をする際のメインのツールは何を使われていますか？

ひと昔ですと・電話（固定電話、会社の代表電話）・ＦＡＸがメインだったと思います。この様な場合は、先ずはお客様の会社を通して個人へ取次ぎをして頂くために『名乗り』『要件』を伝えなくてはいけませんでした。しかしながら、今の時代はほとんどが個人同士で直接連絡を交わすのが当たり前となってきましたし、ＳＮＳツールを使って仕事のやり取りをすることも当たり前になってきました。私も今ではＳＮＳツールでの連絡の方が半数以上を占めるようになってきたのですが、ここで「不都合だな」「プライベートとの線引きが無い」「ちょっと失礼では。。。」と感じる事も多くなってきました。

ＳＮＳツールで連絡を交わす際に気を付けたい事は、

先ず先に伝える事

自分の名前
ＬＩＮＥは実名登録でなくても良いことから、ニックネームで使用されている方ですが、連絡を頂いた方は「どなただったかしら？」と困ってしまいます。その際は、最初に本名を名乗ってから連絡事項をお書きになるのをオススメします。

件名
ＳＮＳツールの場合はほとんどの方がスマホなど小さな画面で確認されることが多いので、長い文章を読んでやっと送り先がどんな用件で連絡をしてきたのか理解に時間が掛かると煩わしいと思う事があります。また、対応や内容を理解するにも時間が掛かってしまいます。

最初に「本日は○○の件でご連絡いたしました」と最初に付けくわえると良いでしょう。時々「いつ時間が空いていますか？」といきなり聞かれる文章で送られることがあります。そのように送られてきたときにはビックリしてしまいます。会う目的・場所によってスケジュールを調整しなくてはいけないので
必ず先ずはどんな用件で時間を取ってもらいたいのかをお伝えいただきたいです。

お詫び
約束の時間に遅れそう、お願いされていた事柄について期日まで間に合わない、プライベートタイムに連絡を入れた時など、文章の最後にお詫びを付け加えるよりも「すみません」「申し訳ございません」「失礼いたします」とまずお詫びをしてから理由や要件をお伝えするようにします。こちらはＳＮＳに限ったことでは無く、電話や会話でもお詫びこそ最初に伝えるというのが鉄則になります。

思いやりを持って対応

返信の有無

返信が欲しい場合はそれを促すような言葉を入れていただいた方が思いやりがあります。内容によっては確認して返信するまででも無いと思われ何もアクションしていなかったら「既読スルー」だと勝手に受け取られて印象を悪くすることもあります。Facebookのメッセンジャーだと「」を押すことで意思疎通ができますが、LINEだとスタンプや何か言葉を入力して返信しなくては行けなくなるので忙しい方にとっては煩わしいこともありますね。

いつまでに返信が欲しいのか
返事が欲しかったのにいつまでたっても何の音沙汰も無いと思われる方もいらっしゃいます。「いつまでにお返事ください」と文章が無かったら相手も返事は要らないものだと思ってしまいます。お互いの捉え方に相違があるので、どうして欲しいかを具体的に書くことでトラブル回避にもなります。

返信不要の際は伝える
進捗状況をお伝えしただけの時などは「返信不要」と書き添えると受け手もとても助かります。

相手の状況を察する
仕事の状況や時間帯によって直ぐに返信が出来ない事もあります。「送ったのに一向に返信が無い」と
勝手に怒られても受け手側も困ります。相手の状況も察しておおらかな気持ちで対応できると良いですね。

連絡ツールを選ぶ

ＳＮＳツールを仕事で使用されるのに、ニックネームで登録をされている方は、プライベートとビジネス用とアカウントを変えビジネス用は本名で登録されるのをオススメします。ニックネームでアイコンも誰だか分からないものを利用されていると相手としては名前も顔も知らない人と仕事をしていると感じますし、そうなると心も開きにくく信用もできません。

また、ツールによってはPCとの連携がしにくいものもあります。文章や画像だけのやり取りでしたらあまり不自由を感じませんが、PCでデータを送受信したり確認した方が効率が良いものもあるのでどんな目的で使うかによって、メインにされるSNSツールを選ばれると良いですね。

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