言いたいことが伝わらない理由

ビジネス部門　ライティング術ライターの吉田和歌子（wacoxxx）です。
「丁寧に書いているつもりなのに、毎回、確認の電話がかかってくる」「分かりやすく伝えたつもりなのに、見当違いな返事が返ってくる」リモートワークによって、メールやチャットなどの“テキストコミュニケーション”がますます重要性を増しています。その上で、会社員の方を中心によくいただくご相談です。

もし、あなたも同じようなことが起こるなら、伝わらない原因は“文章のクセ”にあるかもしれません。

文章のクセを分解すると、

□ ターゲットとゴールを決めていない
□ 一文が長すぎる
□ 文法がおかしい
□ 専門用語やカタカナ英語を使いすぎる
□ 丁寧すぎる
□ 指示語や接続後、曖昧な表現が多い
□ 必要なものが抜けている

などが考えられますが、今回は「ハッとさせられた」という気付きが多かった「必要なものが抜けている」についてお話します。

「必要なもの」の一つが「前提」です。
コミュニケーションは相手があるもの。言葉の定義や今おかれている状況など、人それぞれで「前提」は異なります。この「前提」が抜けたまま話を進めると、解釈も行動も結果も食い違っていくのは当然と言えるでしょう。

例えば、上司から店の予約を依頼されたとします。
「急で申し訳ないのだけど、お店の予約をお願いします。今日の17時半〜、４人です。なるべく早めに予約を取って連絡ください」

私なら、確認したいことをメモし始めます（笑）。

「申し訳ないのだけど、急きょオランダからお客様が２名いらっしゃるので、会食のお店の予約をお願いします。本日17:30〜、トータル４名です。会社近辺で和食のお店、さらに４人がゆったり座れるくらい広めの個室があるとベターです。移動の時間があるので、15時までに予約を取って連絡ください」

こうなると、

• 会社近辺の和食店が良い
• オランダ人は大柄の人が多い。ゆえに広めの個室がある店がベター
• 15時までに連絡してほしい

といった前提が隠れていたことが分かりますね。

求める結果を出したいなら、まず「意図」や「目的」を確認すること。その際、「前提」を共有するとお互いのゴールイメージがグッと近づきます。

次回も、抜けたら伝わらないもう一つの「必要なもの」をお伝えします。