ビジネス部門 業務設計ライターの佐近朱美です。
あまり聞きなれない業務設計という言葉。皆さんはどのようなイメージを持たれるでしょうか?
リモートワーク、複業も増えてきている今、ますます重要になってくるのが実はこの業務設計なのです。またジョブ型雇用も叫ばれていますが、ジョブ型雇用の前にも業務設計が重要なのです。そして、皆さんが便利だなと思っている様々なクラウドツールを使うときにも実は重要だったりするのが業務設計なのです。
さて質問です。
あなたは、自分の仕事がどういう目的で、何がゴールで、どのようにやっていくか、誰とやっていくか説明できて、仲間と同じ認識で進められていますか?
A.はい!いつもすぐ答えることができ、仲間と齟齬なく成果を出し続けることができています。
→素晴らしい!言語化と合わせて、業務設計できていますね。
B.自分のことは言えるけど、仲間のアウトプットが手戻りになったり、成果へ遠回りしている気がする。
→業務設計というものを再度理解し、目的、ゴール、役割などを再定義する必要がありますね。
C.私の仕事はどのように役立つかもよくわからないし、他の人が何やってるかわからない。
→業務設計をやらねば、残念ながらその状態はいつまでも続きます。まずは書き出すなど可視化から進めましょう。
ではもう一つ。
こんなセリフ聞きませんか?言っていませんか?
・それは〇〇システムを見ればわかります。
・〇〇システムから出力したらいいんです。
・〇〇システムを見てください。
さてここで質問です。
・そのシステムに入れるデータは、どういう手順で入れるのでしょうか?
・出力できる内容を把握できるものはありますか?
・システム変更するとなったら、あなたはどう対応しますか?
このように一つ一つ紐解いていくと、仕事の目的、ゴール、流れ、役割、スケジュールが結構あいまいになっていることが意外に多いと思いませんか?
このあいまいさが、リモートワークや複業に支障をきたすことはもちろんですが、自分の仕事がどこにつながっているのかわからない、他の人が何やってるかわからないなどなど、不信感や不満につながり、エンゲージメントを下げることにもつながってしまうのです。仕事に限らず、家族や仲間と何かを進めるときでも、「そんなつもりじゃなかったのに」「ちゃんと言ってよ」などとモヤモヤすることはありませんでしたか?
業務設計を一言でいえば、仕事を円滑に進めていくためのコミュニケーション手法といってもいいでしょう。ビジョン→ミッション→戦略→戦術→実行指標→管理と可視化されていれば、オープンに連携し、やりがいも持ちながら仕事を進めることができます。今回は、業務設計とは何か、やらないとどういう問題があるのか、そして重要なのかをお伝えさせていただきました。
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