業務設計とは何ですか?

ビジネス部門 業務設計ライターの佐近朱美です。
あまり聞きなれない業務設計という言葉。皆さんはどのようなイメージを持たれるでしょうか?

リモートワーク、複業も増えてきている今、ますます重要になってくるのが実はこの業務設計なのです。またジョブ型雇用も叫ばれていますが、ジョブ型雇用の前にも業務設計が重要なのです。そして、皆さんが便利だなと思っている様々なクラウドツールを使うときにも実は重要だったりするのが業務設計なのです。

さて質問です。
あなたは、自分の仕事がどういう目的で、何がゴールで、どのようにやっていくか、誰とやっていくか説明できて、仲間と同じ認識で進められていますか?

A.はい!いつもすぐ答えることができ、仲間と齟齬なく成果を出し続けることができています。

→素晴らしい!言語化と合わせて、業務設計できていますね。

B.自分のことは言えるけど、仲間のアウトプットが手戻りになったり、成果へ遠回りしている気がする。

→業務設計というものを再度理解し、目的、ゴール、役割などを再定義する必要がありますね。

C.私の仕事はどのように役立つかもよくわからないし、他の人が何やってるかわからない。

→業務設計をやらねば、残念ながらその状態はいつまでも続きます。まずは書き出すなど可視化から進めましょう。

ではもう一つ。
こんなセリフ聞きませんか?言っていませんか?

・それは〇〇システムを見ればわかります。
・〇〇システムから出力したらいいんです。
・〇〇システムを見てください。

さてここで質問です。

・そのシステムに入れるデータは、どういう手順で入れるのでしょうか?
・出力できる内容を把握できるものはありますか?
・システム変更するとなったら、あなたはどう対応しますか?

このように一つ一つ紐解いていくと、仕事の目的、ゴール、流れ、役割、スケジュールが結構あいまいになっていることが意外に多いと思いませんか?

このあいまいさが、リモートワークや複業に支障をきたすことはもちろんですが、自分の仕事がどこにつながっているのかわからない、他の人が何やってるかわからないなどなど、不信感や不満につながり、エンゲージメントを下げることにもつながってしまうのです。仕事に限らず、家族や仲間と何かを進めるときでも、「そんなつもりじゃなかったのに」「ちゃんと言ってよ」などとモヤモヤすることはありませんでしたか?

業務設計を一言でいえば、仕事を円滑に進めていくためのコミュニケーション手法といってもいいでしょう。ビジョン→ミッション→戦略→戦術→実行指標→管理と可視化されていれば、オープンに連携し、やりがいも持ちながら仕事を進めることができます。今回は、業務設計とは何か、やらないとどういう問題があるのか、そして重要なのかをお伝えさせていただきました。

投稿者プロフィール

左近朱美
左近朱美業務設計士
業務設計士。業務設計・改善、プロジェクト管理のコンサルティング、実務サポートを行っています。
(https://ameblo.jp/lovemaomao-happy/)
パラレルキャリア専門エール通信

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